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Academias · Institutos · Centros de formación

La clase es del profesor. La operación, del sistema.

Construimos la plataforma donde conviven alumnos, grupos, clases, asistencia y cuotas, conectada con lo que tu institución ya usa. Empezando por el proceso que más tiempo te consume.
Ordenar la operación
Ver el circuito
El desafío

La academia funciona. La información está repartida.

Cada herramienta entró por una buena razón y resuelve lo suyo. Lo que no existe es un lugar donde el alumno, la clase y la cuota sean el mismo dato.
Ninguna de estas herramientas está mal. El problema es que no se hablan.
El mismo alumno existe cinco vecesSe anota en un formulario, se carga en la planilla, se suma al grupo de WhatsApp y se anota otra vez en el cuaderno de asistencia. Cada cambio hay que hacerlo en todos lados.
Nadie sabe con certeza quién debeEl estado de cuenta se reconstruye mirando transferencias y comprobantes sueltos. Reclamar una cuota vencida arranca por averiguar si de verdad está vencida.
Se pregunta por mensaje lo que ya está escritoHorario, aula, material, si hay clase el feriado. Cada consulta ocupa a alguien que podría estar resolviendo otra cosa.
Quien dejó de venir se nota tardeLa asistencia queda en papel o en la memoria del profesor. Cuando alguien abandona, se descubre cuando no paga la cuota siguiente.
Ordenar esa información en un solo lugar es lo que trabajamos en software de gestión.
Una plataforma, tres accesos

Cada uno ve lo suyo. Todos miran el mismo dato.

Un alumno, un profesor y quien coordina necesitan cosas distintas de la misma clase. La diferencia no está en tener tres pantallas: está en que lo que hace uno aparezca en la de los otros dos sin que nadie lo copie.

Alumno

Mi aprendizaje
Cuándo y dónde es la próxima clase
El material y las actividades del curso
Cómo viene su cursada y su asistencia
El estado de su cuota, sin preguntar
Casi siempre desde el celular

Profesor

Mis grupos
Sus clases de la semana y sus grupos
Registrar asistencia en el momento
Compartir material y dejar consignas
Ver quién viene, quién falta y quién entregó
Celular en el aula, escritorio para preparar

Administración

La institución
Alumnos, profesores, cursos y grupos
Agenda, aulas y cupos
Inscripciones, cuotas y documentación
Qué mirar esta semana
Escritorio, todo el día

Un hecho, tres pantallas actualizadas

Ejemplo ilustrativo
Cuando el alumno es menor, el acceso lo tiene un tutor acreditado: ve lo del alumno a su cargo y nada del resto del grupo. Cómo se maneja eso está más abajo, en datos y menores.
El circuito completo

De una consulta a un alumno que cursa, sin cargar nada dos veces.

Cada etapa deja un estado y un responsable. Cuando el sistema no los dice, el alumno no sabe si tiene algo pendiente y la administración no sabe qué está esperando.

El ciclo del alumno

Ejemplo ilustrativo

Constancia de cursada, no título oficial

El sistema registra qué cursó cada alumno, cuánto asistió y qué entregó, y con eso puede emitir una constancia con su identificador y su verificación. La validez la da la institución que la firma, no el software. No emitimos títulos oficiales ni certificamos planes de estudio, y no vamos a decir lo contrario.
Los estados, los roles y los flujos de aprobación que sostienen este circuito son parte de software de gestión.
La semana

Quién da qué clase, dónde, y cuántos lugares quedan.

Clases que se repiten todas las semanas, profesores con disponibilidad distinta, aulas que se comparten y cupos que se llenan. Una cancelación no es solo un cambio de calendario: hay que avisarle a los que iban.

La agenda de la institución

Ejemplo ilustrativo
Agenda · semana del 16 al 21 de marzo
Cancelar la clase del jueves no es tacharla del calendario: es avisarle a los siete inscriptos, ofrecerles el recupero del sábado y que eso quede registrado en la asistencia de cada uno.

Pasar lista sin volver a la planilla

Veinte segundos entre clase y clase, desde el teléfono, en lugar de un cuaderno que después alguien pasa a una planilla. Los estados son los que usa una academia: presente, ausente, tarde y justificado. Nada de estados académicos que el target no usa.
Se cierra la clase y queda registrada la fecha y quién la cerró
El historial del alumno se actualiza solo
Coordinación ve al día siguiente qué grupo bajó la asistencia
Cuotas y pagos

Que nadie tenga que averiguar si una cuota está paga.

Matrícula, cuota mensual, vencimiento y comprobante atados al alumno y a su curso. El alumno consulta lo suyo sin preguntar, y la administración deja de reconstruir estados de cuenta mirando transferencias.
Ejemplo ilustrativo

Cobrar en línea, con Mercado Pago

Somos partner de Mercado Pago e integramos cobros presenciales y online en sistemas de gestión y plataformas a medida, incluidos los cobros recurrentes que necesitan una cuota mensual o una membresía. Krauser puede acompañar la integración y evaluar condiciones preferenciales según cada caso y los criterios de Mercado Pago. También integramos facturación electrónica y AFIP/ARCA cuando la institución emite comprobantes.
Qué cubre esa alianza está detallado en nuestra página de Mercado Pago.
Entre clase y clase

El material, la consigna y cómo viene cada uno.

La gestión ordena la operación. Lo que sostiene la cursada es lo que pasa entre una clase y la siguiente: encontrar el material, saber qué hay que entregar y ver por dónde se va.

Las dos puntas del mismo curso

Ejemplo ilustrativo

Cuándo conviene construir y cuándo integrar

Si tu institución ya tiene un campus —Moodle es el caso más frecuente— no tiene sentido reemplazarlo: funciona, tiene el material adentro y la gente ya sabe usarlo. Lo que tiene sentido es conectarlo con la gestión, para que un alumno no se dé de alta dos veces y para que la cursada y la cuota no vivan en sistemas distintos. Si lo que hace falta es que el alumno acceda a su material y a sus actividades sin la complejidad de un LMS completo, eso sí lo construimos a medida.
Los portales de autogestión y las interfaces para varios tipos de usuario son parte de aplicaciones web.
Integraciones

Modernizar no siempre es reemplazar.

Si la institución ya tiene un sistema administrativo que funciona y un campus con el material adentro, migrarlos es caro y arriesgado. La mayoría de las veces lo que falta no es otro sistema: es que los que hay puedan hablarse.
Integración existente
Ya las construimos y están en producción en sistemas nuestros.
Mercado PagoCobros y suscripciones
WhatsApp · API de MetaAvisos y consultas
Facturación electrónica · AFIP/ARCAComprobantes
Email transaccionalRecordatorios y constancias
Técnicamente evaluable
Depende de qué exponga cada sistema y de la autorización de la institución.
Google Workspace / Microsoft 365Calendario e identidad
Moodle u otro campusAlumnos, cursos y accesos
Sistema administrativo o contableAlumnos y cobranza
VideollamadaClases a distancia

Qué quiere decir «técnicamente evaluable»

Exactamente eso: depende de qué exponga cada sistema y de la autorización de la institución. Hoy no tenemos construida ninguna integración con Moodle, con Google Workspace, con Microsoft 365 ni con un sistema académico, y no vamos a decir que sí. Lo que sí hacemos habitualmente es integrar por API, con validaciones, errores controlados y registro de cada intercambio. Cuando un sistema no expone servicios, se evalúa lectura en modo consulta, exportaciones programadas o carga asistida, siempre dejando constancia de qué se sincronizó y cuándo.

Cuatro formas de empezar sin tocar lo que ya funciona

Agregar un portalEl alumno consulta su cursada, su asistencia y su cuota sin escribirle a nadie. El sistema administrativo sigue donde está.
Automatizar la inscripciónFormulario, documentación, confirmación y alta. El dato entra una vez y queda cargado donde tiene que estar.
Integrar los pagosCobro en línea, comprobante automático y estado de cuenta actualizado sin cargarlo a mano.
Conectar el campus con la gestiónQue el alta de un alumno en administración le abra el acceso al campus, y que no haya que darlo de alta dos veces.
El detalle técnico de cómo construimos estas conexiones está en integraciones y APIs.
Automatización

Avisos atados a un hecho, no mensajes masivos al grupo.

La mayor parte del trabajo administrativo de una academia es repetir lo mismo: avisar que hay clase, avisar que vence la cuota, dar de alta a quien se inscribió, avisar que se canceló. Todo eso ya tiene un disparador en el sistema.

Dónde ayuda la inteligencia artificial

En tareas concretas que hoy consumen tiempo, siempre con una persona decidiendo. No como una capa mágica sobre la institución.
Buscar dentro del material de la instituciónEl alumno pregunta y recibe la respuesta con la cita del material donde está
Devuelve la fuente, no una conclusión propia
Preparar un borrador para el profesorUn primer borrador de consigna, de resumen o de ejercitación sobre el material del curso
El profesor lo edita y decide si se publica
Clasificar lo que entraOrdena consultas de WhatsApp y mail por tema: inscripción, pago, horario, contenido
La respuesta la da una persona
Armar el reporte del mesToma los datos del sistema y deja el borrador listo para revisar
Se revisa antes de circular

Dónde no la usamos

No la usamos para calificar, decidir si alguien aprueba, determinar una promoción ni dictaminar que hubo fraude. Cuando la IA toca algo evaluativo, es para preparar trabajo: un borrador, una sugerencia, una búsqueda con la fuente citada. La corrección y la decisión quedan en manos del profesor, con posibilidad de revisarlas y de cambiarlas, y con registro de qué se generó automáticamente y qué revisó una persona.
Qué tipo de tareas automatizamos está en automatización de procesos, y cómo aplicamos modelos en inteligencia artificial aplicada.
Datos y gestión

Dirección y coordinación no miran lo mismo.

Quien dirige quiere saber si la institución crece y qué cursos la sostienen. Quien coordina quiere saber qué se le va a romper esta semana. Meter las dos cosas en un solo panel es la forma más rápida de que no lo use ninguno.
Datos ilustrativos
Ver los datos en tabla
¿Qué cursos sostienen la operación?
Inglés B212
Inglés A29
Portugués B18
Alemán A15
¿Qué horarios se llenan?
19:00 a 20:3086 %
20:30 a 22:0074 %
17:00 a 18:3063 %
Sábado a la mañana41 %
¿Qué hay que mirar esta semana?
Grupos con asistencia por debajo de lo habitual2
Clases sin profesor asignado1
Inscripciones pendientes de confirmar4
Cuotas vencidas para contactar7
Documentación pendiente0

Lo que se puede preguntar cuando el dato existe

¿Qué horarios se llenan y cuáles conviene mover?
¿En qué momento del curso se va la gente?
¿Qué grupo necesita atención antes de perder alumnos?
¿Cuánto tiempo del equipo se va en tareas administrativas?
Son consultas sobre lo que la operación ya genera, no predicciones. Los reportes y los paneles internos son parte de software de gestión.
Producto propio

No es una hipótesis: ya construimos una.

Padelum es una plataforma que desarrollamos y sostenemos en producción para Academia Bogado, una academia de pádel. Alumnos, profesores, clases, reservas y pagos conviven en un mismo sistema, en lugar de repartirse entre planillas y mensajes.
«Krauser transformó la gestión de nuestra academia de pádel en una plataforma a medida para administrar alumnos, profesores, clases y reservas desde un solo lugar.»
Academia Bogado· Academia de pádel

Qué resuelve el sistema

AlumnosCentralizados en un solo lugar, con su información de cursada.
ProfesoresQuién da cada clase y con qué grupo trabaja.
ClasesOrganizadas por horario, en lugar de repartidas entre mensajes.
ReservasEl uso de la cancha y el turno, dentro del mismo sistema.
PagosConectados con el alumno y con la clase, no en una planilla aparte.
Seguimiento operativoLa operación diaria de la academia sobre una sola fuente de datos.

La operación en una sola pantalla

Representación ilustrativa
Alumnos, clases, operación y pagos conviviendo en un mismo sistema.
Un producto sostenido en producción, no una demo.
El mismo problema que tiene un instituto, resuelto en otro rubro.

Hasta dónde llega este caso

Padelum resuelve la operación de una academia deportiva. No es experiencia en colegios, en universidades ni en educación formal, y no la vamos a presentar así. Lo que demuestra es otra cosa, y es la que importa acá: sabemos construir un sistema donde el alumno, la clase, quien la da y el pago son el mismo dato. Para un instituto de idiomas, un centro de formación o una academia con otra operación, eso se construye a medida y sobre lo que ya tengas.
Cómo llevamos un proceso propio a un sistema está explicado en software a medida.
Datos, menores y accesibilidad

Información de personas, y a veces de chicos.

Una academia guarda nombres, contactos, documentación, pagos y asistencia. Cuando hay menores, además guarda datos de sus familias. Eso cambia decisiones de diseño, no solo el texto de una política.

Quién es responsable de los datos

La institución. La Ley 25.326 pone la responsabilidad del tratamiento en quien recolecta los datos; nosotros somos el proveedor tecnológico. Lo que aporta el diseño es que eso sea sostenible: pedir solo lo necesario, accesos por rol, registro de actividad y circuitos de rectificación y baja. No tenemos certificaciones de cumplimiento y no las presentamos como si las tuviéramos.

Cuando el alumno es menor

El acceso lo tiene un tutor acreditado, y ve lo del alumno a su cargo: su asistencia, su cuota, sus avisos. Nada del resto del grupo. Los consentimientos —para el tratamiento de datos y para el uso de imagen— los gestiona y registra la institución, y el sistema deja constancia de cuáles están y cuáles faltan. La comunicación con el menor va por el canal institucional, no por el teléfono personal de nadie.

Roles, permisos y auditoría

Cada persona accede a lo que necesita para su tarea y nada más. En lo que importa —pagos, inscripciones, documentación y bajas— queda registrado quién cambió qué y cuándo. No para vigilar a nadie: para poder reconstruir qué pasó cuando hay un reclamo.

Quién ve qué

Alumno
Lo suyo: cursada, material, asistencia y cuota
Tutor
Lo del alumno a su cargo, nada del resto del grupo
Profesor
Sus grupos y sus clases, no la cobranza
Coordinación
Agenda, grupos, asistencia e inscripciones
Administración
Alumnos, cuotas, documentación y comprobantes
Dirección
Indicadores de toda la institución

Accesibilidad, desde el diseño

Construimos apuntando a WCAG 2.1 nivel AA y lo validamos con teclado, lector de pantalla y medición de contraste. Importa especialmente acá: parte de quien usa el sistema lo hace desde un celular modesto, con conexión irregular, y a veces es alguien que no eligió usar software. El cumplimiento formal se evalúa sobre el sistema terminado y junto con la institución: es parte del proyecto, no un sello nuestro.
Navegación por teclado
Foco visible
Semántica y encabezados
Etiquetas en formularios
Contraste medido
Mensajes de error claros
Áreas táctiles de 44px
Respeta reducción de movimiento
Cómo empezamos

Un proceso primero. El resto se apoya en ese.

No hace falta reemplazar todo de una vez, ni tener un presupuesto de institución grande. Hace falta elegir bien por dónde se empieza.
01
Miramos cómo se hace hoyQué herramientas hay en el medio, quién carga qué y en qué se va el tiempo del equipo.
02
Elegimos un procesoEl que más devuelve por menos alcance. En la mayoría de las academias es inscripciones o cuotas.
03
Lo construimos y lo integramosCon lo que ya usás: el sistema administrativo, el campus, los pagos, el calendario.
04
Lo ponen en usoCon alumnos y profesores reales, no en una demo. Ahí se ve qué falta de verdad.
05
Sumamos el siguienteApoyado en lo que ya funciona: usuarios, roles, avisos e integraciones se reutilizan.

Por dónde suele convenir arrancar

InscripcionesFormulario, documentación, confirmación y alta automática. Es lo que más manos ocupa al inicio de cada ciclo.
Cuotas y cobranzaEstado de cuenta por alumno, aviso de vencimiento y cobro en línea. Suele ser lo que más rápido se paga solo.
Agenda y cuposClases recurrentes, profesores, aulas y cupo, con cancelaciones y recuperos que avisan a quien corresponde.
AsistenciaRegistro desde el celular del profesor y consolidación automática, en lugar de un cuaderno que después alguien pasa.
ComunicaciónAvisos atados a un hecho concreto —una clase, una cuota, un cambio— en lugar de mensajes masivos al grupo.
Portal del alumnoUna sola pantalla donde el alumno encuentra lo suyo, sin escribirle a nadie para preguntarlo.
Es la misma forma de trabajar que describimos en software a medida: entender el proceso real antes de escribir código.
Preguntas frecuentes

Lo que suelen preguntarnos las instituciones

Contanos cómo se gestiona hoy tu academiaMiramos cómo funciona, qué herramientas hay en el medio y te decimos qué conviene ordenar primero y con qué alcance.
Analizar la operación
Contarnos el caso
Relevamos cómo trabajan hoy
Identificamos qué integrar y qué construir
Definimos alcance y costos antes de escribir código

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